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简单3项做好会议分类,这里有一套高效开会方法

发布时间:2019-07-03

近日收到读者来信,谈到企业各种会议效率低下:中高层人员会议多,且多为临时会议(事件触发型);会前准备不足;会后执行不利;会议纪律淡漠……相信很多企业都或多或少存在这些问题。

为此,我们特地策划了“高效会议”系列专题,从如何开好单一的会议到?#20302;?#26500;建会议体?#21040;?#24418;成一系列文章,期望为您带来些许启发。

上一期我们谈了如何开一次高效的会议,这期开始我们将关注整个公司的会议体系。今天,我们先从会议的分级入手,从全局上分析会议的不同维度,通过“会议金字塔”的三个层级为大家讲解会议的分类方法。

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理清种类繁杂、主题纷杂的会议

一旦看企业的全局,各种会议的确是种类繁多、主题纷杂,不能仅“扫一屋?#20445;?#32780;要?#38505;?#24605;考如何“扫天下”。 会议的主题至少有三个维度

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1.不同的管理层?#25105;?#24320;会。从总部到大区、到分公司、到办事处,等等。

2.不同的职能部门要开会。有产供销这些经营部门,也有信息部、质量部、财务部这样的支撑部门。

3.不同的管理要素要开会。从宏观战略会到流程?#20302;?#20250;,到组织架构会、绩效评议会,到IT方面的各种需求分析会、解决方案讨论会、上线准备会、并行期间?#26469;?#20250;、关键用户交流会,等等。

?#28909;?#26159;看企业整体,那么我们抓大?#21028;?#30475;全局,下图从整体上展示了一家以营销为龙头的?#25191;?#20225;业的经营分析体系。可见,一?#37117;?#30340;会议和一?#37117;?#30340;流程,将把企业的战略?#32422;?#30446;标具体化,并进一步融入到日常的运作当中。

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上述分析也告诉我们,企业管理是一项有规律的活动,包括战略、组织、流程、绩效、IT、研发、生产、物流 、销售……

很多领域的议题,年年?#30053;?#37117;需要重?#27492;?#32771;,那么,能不能形成一个有规律的会议体系?#32771;?#24180;初就明确全年的会议时间、待决定的议题、决策人和参考人的角色等。哪怕会议要变更,也是在一个达成共识的框架下,来增减新的议题,从而减少以下情形的出现

1.被各种各样繁杂会议包围:如现场会议,电话会议,视频会议,从早到晚要参加4-5个会议。

2.公司里重要事情都需要领导决策。奇怪的是,重要的事情往往会出现时间冲突,负责安排总裁会议的同事,往往不知所措,只好见缝插针。在一个高层人数较多的会议,塞进去很多议题。结果一会儿讨论战略、长远发展的事,一会儿讨论物流、销售额等迫在眉睫的事。高层领导在几种事情?#19979;?#30058;讨论,思维来回切换。会议决策效率并不是很高。

3.经理天天在开会,?#36127;?#27809;有时间用来思考和行动。包括?#32422;?#29301;头的会议、只需要出席的会议、战略会议、经营管理会议……经理觉?#31859;约?#20998;身乏术。

4.会议已经很多了,但是临时的会议需求比较大,管理无序。

现在,我们再来好好思考一个根本的问题,什么是会议?是几个人碰头说话吗?#24247;?#28982;不是。会议的背后,其实

1.是决策项;

2.是各级计划的PDCA循环;

3.是?#25353;有?#21160;到决策,从决策再到行动”。

下表给出了某项具体业务决策和会议的对应关系:

简单3项做好会议分类,这里有一套高效开会方法


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会议的分类

?#28909;?#20225;业会议产生的根源是经营管理活动?#26087;恚?#25152;?#21592;?#39035;从经营管理活动进行分类,进行差异化管理。我们说,因为经营管理活动的决策规律的不同,会引发不同的管理会议

(一) 时间触发的管理决策,引发的周期性会议

这些会议是周期性召开,比如月度、季度、年度管理例会,半年一次的绩效考核、职级晋升、高管人事变革的会议。这类会议有固定的议题,结?#31995;?#26102;的最新情况,会增补少数几个议题。

(二)流程触发的管理决策,引发的里程碑式会议

这些会议是按照某一类管理流程展开的。比如一系列的战略管理会议,最终目的是明晰公司的战略。这当中有若干要回答的问题。比如,在哪里竞争?如何竞争?年度目标、费用预算……

哪些议题先定,哪些议题后定,这决定了相应的会议主题安排。业务战略和策略往业务领域?#24179;?#19968;步,财务目标和预算要细化一层,这决定了各部门的工作要配合起来。流程触发型会议,还有新产品开发、业务流程优化的咨询项目等。这类会议受企业运作特点的影响比较深。

比如服装行业的产品季上,策划、设计、选图、开发选样、订货会前准备会等,每个阶段的节点,标志就是审批会、协调会。再举一个例子,房地产行业,每一个楼盘都?#21069;?#29031;项目开展的。日本房地产企业东京建物公司60个人能做40个楼盘。而同类型的中国优秀企业水平是300个人做10个楼盘。东京建物把每个楼盘做一个项目,标准化地开8个会,会议的产出/与会人/议程非常明确,到哪个阶段,相关的决策都要全部按时完成。

(三)事件触发的管理决策,引发临时会议

这类会议是临时安排的,比如危机事件下紧急会议、高管辞职引发的动荡等。这类会议没有固定的议题。根据临时事件的重要和紧急程度,邀请相关的人员参加。可以想象,这类事件不宜多,否则会打乱人们手头上正常的工作步骤、优?#20154;?#24207;。

根据上述分类,把临时突发的会议分别纳入各类决策中去(比如宏观的战略决策、中观的经营决策、微观的操作决策),再把流程触发的会议区分为战略流程触发的战略类会议、企业具体运营的流程触发的运营类会议。

那么,我们给出一个“三层”的“会议金字塔”,如下图所示:

简单3项做好会议分类,这里有一套高效开会方法


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总结

为了提高会议的效率,保证不同层级会议有序高效地进行,对会议级别进行划分是很有必要的。通过分析时间、流程和事件三种触发条件,梳理具体业务决策和会议的对应关系,我们可以更好地进行会议管理。

希望读者在阅读这篇文?#29575;?#33021;从中得到收获,有所裨益,后续我们会?#20013;?#26356;新“高效会议”系列专题内容,?#19981;队?#21508;位在下方积极留言讨论,期待大?#19994;?#24605;维碰撞。

参考书目

“高效会议”专题推荐:《低效会议怎么改?#22909;?#24180;节省一半会议成本的秘密》

这是一本帮助我们?#20302;?#26500;建会议体系的工具书,从梳理公司会议体系的层面帮助我们改变低效会议的现状,?#27807;?#25197;转“会而不议,议而不决,决而不行,行而无果”的局面。

如果您对以上文章?#34892;?#36259;,可拨打400-881-2881或点击在线咨询,预约专家,进行互动哦!
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